Zarządzanie czasem, czyli jak praktycznie zaplanować dzień?

Podziwiam kobiety za ich siłę, za to, jak potrafią ze sobą łączyć role
i obowiązki nie do pogodzenia. Sama jestem właścicielką prężnie rozwijającego się portalu, autorką ślubnego przewodnika i nowoczesnej aplikacji. Prowadzę 2 programy w telewizji, nagrywam filmy na mój kanał na YouTube.

Stworzyłam także dwie kolekcje sukien ślubnych i pracuję nad kolekcją sukien wieczorowych. Jestem też mamą przeuroczego młodego mężczyzny, żoną, córką, siostrą i przyjaciółką. Jak ja godzę ze sobą wszystkie te role? Czasami sama się zastanawiam 😉

Już jakiś czas temu musiałam więc opanować strategię, która pozwoli mi nie zgubić się w gąszczu terminów i spotkań. Jest to bardzo ważne, ponieważ ciągle pracuję nad nowymi projektami. Z tego powodu stworzyłam system zarządzania czasem, który ułatwia mi ogarnianie codziennych obowiązków.

Jeśli Wy jesteście ciekawi, jak udaje mi się funkcjonować w tym natłoku zadań oraz:

• Jak poprawić organizację czasu?
• Jak skutecznie zarządzać czasem?
• W jaki sposób planować swój dzień?

 To poznajcie moje sekrety perfekcyjnej organizacji.

Zarządzanie czasem – co to takiego?

Zastanawiasz się, czym właściwie jest i na czym polega zarządzanie czasem? Najprościej rzecz ujmując, jest to projektowanie oraz przede wszystkim konsekwentne wykonywanie zaplanowanych czynności, które mają stopniowo doprowadzić Cię do uzyskania określonego celu.

Skuteczne zarządzanie czasem składa się
z kilku etapów:

• Planowanie – ustalenie koniecznych zadań;
• Decyzyjność – wybór dotyczący kolejności czy sposobu realizacji czynności;
• Wykonanie – finalizacja działań;
• Nadzorowanie –  kontrola zrealizowanych zadań i ich skutków;

Dobra organizacja czasu? Przygotuj plan roczny!

Zarządzanie czasem zdecydowanie ułatwi Ci dobrze przygotowany plan roczny. Muszą się  w nim znaleźć najważniejsze cele i zadania na dany rok. Nie przejmuj się, jeśli nie jesteś w stanie zaplanować dokładnych dat. Chodzi głównie o odnotowanie kluczowych działań, które utworzą indywidualny szkielet całego roku.

Osobiście, premiery kolekcji czy kolejnych działań związanych z moją aktywnością w sieci wpisuję najczęściej z dokładnością do… kwartału, co pozwala mi zdecydowanie lepiej kierować czasem. Na doprecyzowanie dat przyjdzie czas później. Dzięki temu jeden rzut oka pozwala mi zobaczyć, kiedy będę na planie, kiedy więcej czasu będę musiała poświęcić redakcji, a kiedy będzie czas na upragnione wakacje.

Efektywne zarządzanie czasem? Ustal plan miesięczny!

Twój roczny plan z listą najważniejszych działań jest już gotowy. Ma on jednak pewne wady, jak chociażby brak dokładności  i czasu wydzielonego na bieżące zadania. Następnym krokiem jest więc przygotowanie planu miesięcznego.

Tutaj powoli wkracza już precyzyjne planowanie. Każdy miesiąc ma oczywiście swoje zadania, które nie mają określonego terminu realizacji, ale są też rzeczy – u mnie to na przykład nagrania mojego programu, które wpisane są do kalendarza “na sztywno”. Taki miesięczny plan to dla mnie dobry początek do opracowania planów dziennych i tygodniowych, w których wpisane mam już konkretne działania.

Dokładna organizacja czasu? Pomoże Ci plan tygodniowy

Rozpisanie działań na poszczególne dni tygodnia ułatwia mi zadbanie o siebie i moich bliskich. Wystarczy zajrzeć do kalendarza, żeby wiedzieć, kiedy będę miała czas na kawę z przyjaciółką, kiedy powinnam zrobić zakupy i który wieczór zarezerwowany mam dla mojego męża i synka. Zarządzanie czasem z takim wsparciem jest niezwykle proste.

Jak precyzyjnie zarządzać czasem? Plan dzienny to jest to!

 Wydaje Ci się, że opracowywanie planu dziennego to nudna i szczegółowa robota? Nic bardziej mylnego. Paradoksalnie poświęcenie kilku minut rano lub poprzedniego wieczoru pozwoli Ci zaoszczędzić czas na nerwowe przeglądanie notatek, SMS-ów, a dodatkowo nie zapomnisz o niczym ważnym.

Pamiętaj!

Systematyczność to klucz do idealnego zarządzania czasem!

 Ja staram się planować dni z wyprzedzeniem. Każdego wieczoru sprawdzam listę zadań na kolejny dzień i ewentualnie ją uzupełniam. To moment, kiedy wkracza kalendarz godzinowy, bo właściwie każdego dnia mam zaplanowane spotkania, na których muszę się pojawić o konkretnej porze.

Wpisuję tu jednak też aktywności, które mogę wykonać w tak zwanym międzyczasie. Publikuję wtedy dla Was posty na Instagramie, nagrywam stories, odpisuje na maile… A wszystko najczęściej w drodze.

Ty też możesz wykorzystać potencjał każdego dnia! Ogromnie pomocna może być przy tym znajomość skutecznych technik zarządzania czasem.

Praktyczne techniki zarządzania czasem

Nic tak nie drażni, jak brak poczucia kontroli. Dlatego też, aby zaplanowane działania przynosiły oczekiwany rezultat warto skorzystać z niezawodnych i prostych technik.

Metoda 80/20, czyli „zasada Pareto”

Słynne odkrycie włoskiego ekonomisty V. Pareto ujawniło niezwykłą prawidłowość. Okazuje się, że za 80% rezultatów odpowiada 20% nakładów. Myślisz sobie pewnie, co to ma do rzeczy w kontekście zarządzania czasem?

Otóż, według tej prawidłowości zaledwie 20% czasu, który poświęcisz na określone czynności, przyczyni się do osiągnięcia 80% zamierzonego efektu końcowego. Jak to wykorzystać w planowaniu dnia?

1. Zastanów się, co danego dnia musisz zrobić.
2. Określ do postawionych wcześniej celów metody ich realizacji.
3. Wyznacz czynności ( a zwłaszcza kluczowe 20%), jakie przysłużą się osiągnięciu celu.
4. Dokonaj priorytetyzacji wyznaczonych celów i działaj według tej koncepcji.

Metoda ABCDE

Technika ta została opracowana przez Briana Tracy i polega na nadawaniu rang konkretnym zadaniom. To perfekcyjny sposób na szybkie wyznaczenie priorytetów i rozprawienie się z obowiązkami!

Na początku spisz zadania na kartkę, a następnie zacznij nadawać im rangi według poniższych kategorii:

• A – najważniejsze czynności, które bezwarunkowo muszą być wykonane,
• B – wszystkie obowiązki, które powinny zostać wykonane, ale nie niosą ze sobą bardziej poważnych konsekwencji,
• C – działania, które warto byłoby wykonać, niemniej nie mają zbyt wielkiego wypływu na nasze cele,
• D – są to wszelkie czynności, które możesz powierzyć komuś innemu,
• E – sprawy mniej ważne, z których można spokojnie zrezygnować.

Gdy wszystkie rangi są przypisane, będziesz miała przygotowaną listę, która pozwoli Ci w lepszy sposób zorganizować obowiązki.

Metoda TRZOS

Masz mnóstwo zadań na głowie i zastanawiasz się, jak to wszystko uporządkować? Z pomocą może przyjść Ci innowacyjna metoda zarządzania czasem – TRZOS!

Składa się ona z kilku zasadniczych elementów:

• T (terminy zadań) – określ maksymalne terminy wykonania obowiązków,
• R (ramy czasowe) – zastanów się, ile czasu zajmie Ci realizacja zadań,
• Z (zaplanuj rezerwy czasowe) – wyznacz czas na odpoczynek i nieprzewidywalne wydarzenia,
• O (ogranicz inne działania) – dokonaj priorytetyzacji działań i realizuj je zgodnie z założeniami, skupiając się tylko na jednej rzeczy w danym momencie,
• S (skontroluj rezultaty) – zastanów się, czy dzięki dotychczasowym działaniom osiągnęłaś plan, a jeśli nie, to co można usprawnić.

Zasady skutecznej organizacji czasu

Poznałaś już mój sekret efektywnego zarządzania czasem. Chciałabym jeszcze podzielić się z Tobą kilkoma radami, które są niezwykle przydatne w kierowaniu własnym czasem.

• Podejdź do tematu rozsądnie – oczywiście możesz zaplanować, że w ciągu dnia odbędziesz 12 – godzinnych spotkań w różnych miejscach, ale szansa na to, że ten plan się powiedzie, jest raczej niewielka. Rozważnie zaplanuj swoje zadania, a także poukładaj je w taki sposób, żebyś miała cień szansy na ich zrealizowanie. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnej frustracji;
• Wyznaczaj priorytety – nie wszystkie zadania są tak samo ważne. Z pewnością na Twojej liście “to do” są rzeczy, które możesz pominąć albo przesunąć na inny termin. Ważne, żebyś określiła, które rzeczy są dla Ciebie najważniejsze (bo, na przykład, mają kluczowe znaczenie dla innych działań) i robiła je w pierwszej kolejności;
• Zaplanuj czas na odpoczynek – to bardzo ważny element naszego codziennego funkcjonowania. Jeśli nie pozwolisz swojemu organizmowi się zregenerować, to prędzej czy później (raczej prędzej) odmówi Ci posłuszeństwa i nie pomoże nawet najlepsze zarządzanie czasem. Pozwól sobie na chwilę przyjemności i relaks. To pozwoli Ci jeszcze lepiej wypełniać pozostałe obowiązki;
• Czasem odpuść – wiesz, że wiele projektów nigdy nie zostaje zrealizowanych, bo ich twórcy próbują doprowadzić je do perfekcji? Sama wpadam w te pułapki, ale gdybym czasami nie odpuszczała, to nadal dopieszczałabym detale w sukniach, które wypuściłam w 2018 roku, a aplikacja Wedding Dream APP ciągle byłaby w fazie projektowania… w mojej głowie;

Uwaga!

Taki system planowania to też niezawodny sposób na opracowanie fantastycznego ślubu i wesela. Układajcie swoje zadania według ich ważności, ale bierzcie też pod uwagę czas, w którym powinny zostać zrealizowane. Między innymi dlatego w mojej aplikacji Wedding Dream APP przygotowałam dla Was kalendarz i harmonogram.

Ważne

Nie poddawaj się, jeśli nie wszystko idzie tak, jak sobie to zaplanowałaś. Trening czyni mistrza i Ty także nauczysz się mądrze zarządzać czasem. Do dzieła!

Jeśli jeszcze nie zarejestrowałaś się w aplikacji, a przygotowujesz się do ślubu kliknij w przycisk poniżej i zaplanuj swój magiczny dzień!

Z tego artykułu dowiesz się:

Każdego dnia kobiety muszą balansować między licznymi obowiązkami domowymi i zawodowymi. Aby sprostać temu wyzwaniu, kluczowe jest efektywne zarządzanie czasem. Jako właścicielka portalu, autorka ślubnego przewodnika, prowadząca programy telewizyjne i mama, musiałam opracować skuteczny system. Planowanie roczne, miesięczne, tygodniowe i dzienne to podstawa mojego sukcesu. Zarządzanie czasem polega na ustaleniu priorytetów, decyzyjności, wykonaniu oraz nadzorowaniu zadań. Pomocne są techniki, takie jak metoda 80/20 (zasada Pareto), metoda ABCDE czy metoda TRZOS. Te strategie pomagają w klarownym określeniu zadań, ich priorytetów oraz w efektywnym wykorzystaniu każdego dnia. Pamiętaj, że systematyczność jest kluczem do sukcesu. Czasem warto również odpuścić, aby uniknąć wypalenia. Zarządzanie czasem jest także nieocenione przy organizacji wydarzeń, takich jak ślub, co ułatwia aplikacja Wedding Dream APP.

Najważniejsze informacje:
– Kluczowe jest efektywne zarządzanie czasem
– Podziel zadania na plan roczny, miesięczny, tygodniowy i dzienny
– Techniki: metoda 80/20, metoda ABCDE, metoda TRZOS
– Systematyczność i priorytetyzacja są kluczowe
– Zaplanuj czas na odpoczynek i czasami odpuszczaj

Artykuł jest skierowany do kobiet, które łączą wiele życiowych ról i obowiązków. Mogą to być pracujące mamy, kobiety prowadzące własne biznesy, ale także każda osoba, która chce poprawić swoją organizację czasu i osiągnąć większą produktywność.