Planowanie wesela to długi i często stresujący proces, którego zwieńczeniem jest najlepsza impreza Waszego życia – wesele. Niemal każda para młoda dokładnie planuje czas przed przyjęciem: makijaż, fryzura, błogosławieństwo, wyjazd do kościoła czy urzędu. Zdarza im się jednak zapomnieć, że sam przebieg wesela również wymaga dokładnego planu. Czy harmonogram imprezy weselnej jest Wam potrzebny? Jak go stworzyć? Oto kilka podpowiedzi, które zdecydowanie usprawnią cały proces planowania.
Spis treści
Czy potrzebujecie planu dnia ślubu?
Chociaż decyzja należy do Was, nasza podpowiedź brzmi: zdecydowanie tak! W końcu po miesiącach, a czasem i latach planowania tego idealnego dnia, chcecie żeby wesele okazało się spełnieniem marzeń, prawda?
Mówi się, że najlepsze imprezy to te, które „dzieją się same”, jednak ta zasada nie ma zastosowania w przypadku wesel. Nawet jeśli jesteście zwolennikami spontanicznej zabawy, warto postawić przynajmniej na „plan minimum”. Dzięki temu całe przyjęcie przebiegnie sprawnie, a Wam zaoszczędzi wiele stresu. Harmonogram nie tylko pomaga Wam, ale też wszystkim innym zaangażowanym w organizację Waszego wesela.
Dla kogo jest harmonogram ślubu?
Przede wszystkim dla Was, ale jednocześnie dla każdego, kto może go potrzebować: podwykonawców, DJ’a lub zespołu, managera sali weselnej, a nawet gości. Dzięki harmonogramowi wesela możecie dokładnie zaplanować każdą godzinę zabawy i zmieścić w tym czasie wszystko to, na czym zależy Wam najbardziej.
Dzień wesela bywa dość chaotyczny, dlatego często zdarza się, że bez planu para młoda zapomina o szczegółach, które mają dla nich później ogromne znaczenie. Rozpisany krok po kroku plan pomaga też w organizacji managerowi sali weselnej.
Może wtedy zaplanować kolejne punkty przyjęcia i odpowiednio zorganizować pracę kucharzy i kelnerów. Podobnie DJ czy zespół: mając wgląd w harmonogram wesela bez trudu określą długość trwania bloków tanecznych i ich rozłożenie w czasie.
Harmonogram wesela dla gości
Tradycja wręczania harmonogramów przyjęcia gościom dopiero raczkuje, jednak za granicą jest już niezwykle popularna. To miły gest w stronę Waszych gości weselnych, szczególnie tych z małymi dziećmi, którzy zabawę na weselu dzielą z opieką nad swoją pociechą.
Dzięki planowi wesela goście wiedzą dokładnie, kiedy i czego mogą się spodziewać. Mogą wtedy np. zaplanować, kiedy dziecko przejdzie pod opiekę dziadków, czy kiedy lepiej będzie wyjść z dzieckiem do pokoju hotelowego, bo np. boi się odgłosów wystrzału fajerwerków. To drobne rzeczy, które dla gości mogą okazać się bardzo pomocne – a dzięki temu zapamiętają Wasze przyjęcie na dłużej!
Dodatkowo, taki plan to też duże ułatwienie organizacyjne. Każdy z nas przynajmniej raz był świadkiem sytuacji, kiedy tort weselny wjechał na niemal pustą salę, bo wszyscy goście akurat byli na zewnątrz lub zajęli się robieniem pamiątkowych zdjęć.
Kiedy zaznaczycie w harmonogramie, o której godzinie goście mogą spodziewać się najważniejszych punktów przyjęcia, takich jak: pierwszy taniec, tort czy oczepiny – wszyscy będą czekać na nie z niecierpliwością już na sali, a nie poza nią.
Czy warto przekazać harmonogram managerowi sali weselnej?
Większość sal weselnych ma wyznaczoną osobę, która zajmuje się organizacją Waszego przyjęcia weselnego – to może być właściciel, manager sali lub jeden z kelnerów. Taka osoba jest dla Was bardzo ważna, bo to właśnie z nią będziecie ustalać szczegóły i przebieg przyjęcia.
Jeżeli przygotujecie harmonogram warto skonsultować go właśnie z koordynatorem wesela. Podpowie Wam co możecie zmienić lub dodać tak, by wszystko przebiegło według planu. Dzięki Waszemu planowi koordynator będzie mógł lepiej zarządzać pracą całego zespołu i realizować kolejne punkty na liście tak, jak tego chcecie.
To ułatwienie dla wszystkich, a dla Was zdjęcie z barków ogromnego ciężaru. Unikniecie wtedy też przerywania swojej zabawy, aby odpowiadać na pytania typu:
- kiedy planujecie tort?
- kiedy podać obiad?
- o której przewidujecie podziękowanie dla rodziców itp. Wszystko będzie przecież dokładnie rozpisane.
Kto pilnuje harmonogramu wesela?
Jeśli tylko macie taką możliwość wyznaczcie do tej roli kogoś z Waszych najbliższych. Może to być druhna, drużba, przyjaciel, siostra czy rodzice, najważniejsze by był ktoś, kto będzie odpowiadał za realizację harmonogramu krok po kroku – najlepiej bez Waszego udziału.
Jeżeli współpracujecie z wedding plannerem, który zostaje z Wami również na czas trwania wesela to problem rozwiązuje się sam, jeżeli jednak nie, wybierzcie kogoś zaufanego, kto dopilnuje, by wszyscy trzymali się planu. Wy planowaliście już naprawdę długo, wesele to czas, w którym musicie skupić się na świetnej zabawie, a nie gaszeniu małych i większych pożarów.
O czym pamiętać tworząc harmonogram wesela?
Przede wszystkim, musicie pamiętać, że w nawet przy najlepszym planie zdarzają się potknięcia. Wesele to zazwyczaj prawdziwe logistyczne wyzwanie i bez względu na to, jak świetnie i szczegółowo rozpiszecie harmonogram tego dnia, czasami po prostu zdarzają się wpadki.
Główną rolą harmonogramu jest minimalizowanie ryzyka ich wystąpienia i sprawne zarządzanie kryzysem, kiedy jakiś się pojawi. Sytuacja na weselu potrafi zmieniać się z minuty na minutę, a na pewne rzeczy po prostu nie macie wpływu, jednak dzięki pracy z harmonogramem potknięć będzie zdecydowanie mniej!
Co uwzględnić w harmonogramie wesela?
Harmonogram wesela będzie różnił się zależnie od motywu przewodniego, miejsca przyjęcia, Waszych planów, etc., jednak jest kilka stałych elementów, które powinniście wziąć pod uwagę tworząc harmonogram wesela:
- Godzina przyjazdu na salę weselną
- Czas na życzenia i prezenty
- Toast
- Pierwszy taniec
- Tort weselny
- Taniec tata – córka i mama – syn
- Podziękowania dla rodziców
- Czas serwowania poszczególnych posiłków
- Sesja młodej pary i wspólne zdjęcia z gośćmi
- Oczepiny
- Atrakcje takie jak fotobudka, zimne ognie, puszczanie lampionów, pokaz sztucznych ogni, etc.
- Drink bar/ prosecco bar/ mobilny barman
- Godzina zakończenia przyjęcia
Jak stworzyć harmonogram wesela?
Istnieją specjalne aplikacje, wzory do wydrukowania, gotowe szablony, etc. Jednak planowanie najlepiej zacząć w najbardziej tradycyjny ze sposobów – wystarczy Wam do tego kartka i długopis. Wypiszcie wszystkie elementy wesela, które są dla Was najważniejsze i które koniecznie muszą znaleźć się w planie przyjęcia, a później dopasujcie je do czasu trwania wesela.
Każda sala weselna ma inne zasady dotyczące długości przyjęć weselnych, jednak zazwyczaj jest to ok. 8-10 godzin. Ten ramowy plan pozwoli Wam później na dokładne ustalenie przebiegu imprezy. To jak szczegółowy będzie harmonogram zależy tylko od Was, ale pamiętajcie, że nawet małe rzeczy mogą mieć tego dnia ogromne znaczenie.
Kiedy przygotować harmonogram?
Harmonogram wesela najlepiej przygotować ok. 2-3 tygodni przed ślubem. Wtedy powinniście mieć już ustalone wszystkie szczegóły i detale, dzięki czemu łatwiej będzie Wam zebrać wszystko w całość. Oczywiście ostateczny kształt harmonogramu często zmienia się jeszcze kilkukrotnie, bo np. pojawia się jakaś atrakcja „last minute” albo inna życiowa sytuacja, na którą nie macie wpływu, jednak ramowy plan dnia i tak będzie dla Was ogromnym ułatwieniem.
Pamiętajcie by gotowy plan dostarczyć zainteresowanym ok. tygodnia przed ślubem, tak by i oni mogli się odpowiednio przygotować!
O czym pary często zapominają?
Planując przebieg przyjęcia weselnego, para młoda często zapomina, że ten dzień jest nie tylko dla gości, ale przede wszystkim dla nich. Młodzi są tak zajęci planowaniem, organizowaniem i dbaniem o to, by wszystko szło zgodnie z harmonogramem, że nie mają czasu, by cieszyć się tą wyjątkową chwilą.
W swoim weselnym harmonogramie koniecznie zaplanujcie czas tylko dla Was. To może być kilka chwil po obiedzie, kiedy goście będą już szaleć na parkiecie albo pół godziny późnym popołudniem – ważne, by to był moment, w którym będziecie mogli spędzić chwilę tylko ze sobą.
Ta chwile dla Was jest też świetnym momentem na krótką sesję w dniu ślubu. Taka sesja przepełniona jest emocjami: jesteście wtedy szczęśliwi, podekscytowani, wzruszeni. Zdjęcia będą naprawdę przepiękne!
Ile kopii harmonogramu weselnego przygotować?
Jeśli chodzi o harmonogram wesela warto mieć przynajmniej kilka kopii: dla Was, dla managera sali, DJ’a lub zespołu i osoby, która będzie odpowiedzialna za pilnowanie, by wszystko przebiegło sprawnie.
To absolutne minimum, które gwarantuje, że każdy kto bierze udział w organizacji przyjęcia będzie poinformowany na bieżąco na temat tego, co będzie się działo. Warto też udostępnić harmonogram gościom weselnym, tak by i oni mieli wgląd do planu.
Możecie zrobić to na kilka sposobów: przed weselem wysłać plan w wiadomości e-mail, wydrukować plan w większym formacie i umieścić go na sali weselnej w widocznym miejscu albo przygotować harmonogram wydrukowany na papierze dekoracyjnym, np. w tym samym stylu co winietki i rozłożyć kilka sztuk na każdym stoliku.
Przykładowy harmonogram wesela
Mamy dla Was harmonogram wesela, który będzie stanowił świetną bazę do planu Waszego przyjęcia. Nasz harmonogram jest uniwersalny i stworzony z myślą o tradycyjnym weselu z pierwszym tańcem, oczepinami i zabawą do białego rana!
17:00 – przyjazd na salę weselną i tradycyjne przywitanie pary młodej chlebem i solą
17:15–17:45 – życzenia i prezenty
18:00 – powitanie gości przez parę młodą/ obiad
19:30 – pierwszy taniec
19:45-20:15 – blok taneczny
20:30-21:00 – czas dla pary młodej, sesja w plenerze
20:15-21:00 – przerwa i posiłek
22:00 – tort weselny
21:00-22:30 – fotobudka i mobilny barman
21:30-22:00 – zdjęcia z gośćmi
22:30 – podziękowania dla rodziców, taniec z rodzicami
22:50-23:20 – blok taneczny
23:20-24:00 – posiłek
24:00 – pokaz sztucznych ogni
24:10 – 24:40 – oczepiny
24:40-01:10 – blok taneczny
01:10-2:00 – posiłek
2:00-2:40 – blok taneczny
2:40-3:15 – ciepła zupa
3:20-4:00 – blok taneczny
4:30 – pożegnanie gości i zakończenie przyjęcia
O co jeszcze warto zadbać tuż przed ślubem? Sprawdź:
