Wedding planner – czy warto skorzystać z jego usług?

Kim jest wedding planner?

Wedding planner to osoba, która bierze na siebie całą lub częściową organizację ślubu i wesela. Oznacza to, że zajmuje się kompleksową obsługą wszystkich etapów planowania oraz przygotowań, a w razie życzenia Państwa Młodych zarządza także ceremonią i przyjęciem.

Konsultantka ślubna to jednak nie tylko współpracownik, a raczej „przyjaciółka”, która trzeźwym okiem lawiruje pomiędzy potrzebami i oczekiwaniami Młodych, ustalonym budżetem a kryzysami i podwykonawcami.

Dobry wedding planner musi być wszechstronny i czuć się dobrze zarówno w podliczaniu Excela, gaszeniu pożarów, jak i działaniu według planu. A kiedy ten plan się posypie, konsultant szybko powinien znaleźć inne rozwiązanie. Empatia, cierpliwość, zorganizowanie i najwyższa jakość świadczonych usług powinny być w pakiecie z opłatą za usługi.

Jeśli szukasz sprawdzonej i doświadczonej wedding plannerki, koniecznie sprawdź bazę naszych wyselekcjonowanych podwykonawców.

Odpowiedzialność konsultantki ślubnej

Konsultantka ślubna to zawód obarczony bardzo dużą odpowiedzialnością i dyscypliną. Ślub i wesele to uroczystości, która odbywają się prawdopodobnie raz w życiu i chcemy, aby były idealne.

Organizacja wiąże się z bardzo dużą dawką stresu, nieprzewidzianych sytuacji, ale także negocjacji z podwykonawcami i dopięcia wszystkiego na ostatni guzik.

Jednocześnie oczekujemy, że osoba, która zorganizuje nasze wesele, wykaże się kreatywnością oraz pomysłami na wyjątkową oprawę muzyczną i dekoracje. Dlatego bardzo istotne we współpracy jest pełne zaufanie.

Zakres usług wedding plannerów

Konsultantka ślubna jest osobą, która nie tylko pilnuje harmonogramu, przypomina o kolejnych etapach przygotowań i dba o wszystkie szczegóły. Dużą częścią jej pracy jest wyszukiwanie, wybór i przedstawianie ofert podwykonawców, a także negocjacja z nimi warunków. W zakresie wszystkich analizowanych przez nas firm jest bardzo wiele działań:

• zaproszenia ślubne i papeteria,
• makijaż i fryzura,
• bukiet ślubny,
• obrączki,
• fotograf i kamerzysta,
• zespół i DJ,
• suknia ślubna i garnitur,
• dekoracja kościoła i sali weselnej,
• samochód ślubny,
• wynajem miejsca na wesele,
• tort weselny,
• wynajem autokaru,
• nocleg dla gości weselnych,
• szkoła tańca,
• potwierdzenia przybycia gości,
• prezenty dla gości i rodziców,
• opieka nad dziećmi.

Większość firm otwarta jest na indywidualne potrzeby i wymagania Pary Młodej. Najlepiej powiedzieć o nich podczas pierwszego spotkania lub wpisać do ankiety zapoznawczej.

Oprócz działań typowo organizacyjnych i współpracy z podwykonawcami wedding plannerka może być także obecna na ślubie oraz weselu i na miejscu doglądać, czy wszystko idzie zgodnie z planem, czy nie ma opóźnień ani nieprzewidzianych sytuacji.

Pierwszy kontakt z wedding plannerką – jak powinien wyglądać?

W zależności od konkretnej firmy, pierwszy kontakt może wyglądać inaczej. Zwykle jest to spotkanie, na którym omawiacie wszystkie kwestie, zakres usług, wycenę i poszczególne tematy.

Wiele konsultantek ma przygotowaną ankietę elektroniczną, którą można wypełnić przed rozmową. Pozwala to plannerce lepiej przygotować się i od razu zaproponować kilka wstępnych rozwiązań. Część firm oferuje swoje usługi w formie zdalnej, np. dla par z innego miasta lub kraju. Wtedy narzędziami do komunikacji są aplikacje typu Zoom, Skype czy tradycyjny e-mail.

Pierwsze spotkanie najczęściej jest niezobowiązujące, dlatego warto zwrócić uwagę na to, w jaki sposób konsultantka ślubna z nami rozmawia, jakie tematy porusza i zadawać jak najwięcej pytań.

Dzięki temu łatwiej będzie nam wyczuć, czy nadajemy na podobnych falach i mamy wspólne wyczucie stylu oraz podejście do życia. To bardzo ważne, bo od momentu podpisania umowy wedding plannerka będzie osobą, z którą będziesz w stałym kontakcie.

Współpracę z wedding plannerką zaleca się rozpocząć na 12 miesięcy przed ślubem. Jeśli chcesz wiedzieć, na co zwracać uwagę, wybierając konsultantkę ślubną, koniecznie zobacz porady naszej redaktor naczelnej Izabeli Janachowskiej. Więcej wskazówek, harmonogram przygotowań ślubnych i niezbędne checklisty znajdziesz w planerze Wedding Dream.

Współpraca z konsultantką ślubną – częściowa czy w całości?

Już podczas pierwszego spotkania powinniście być przygotowani na to, jaki zakres usług chcecie zlecić. Jednak nie warto trzymać się kurczowo listy, tylko wysłuchać konsultantki. Może niewiele zmieni oddanie dodatkowego zadania, a dla Was będzie to duża oszczędność czasu lub stresu.

Duże znaczenie ma tutaj pierwsze spotkanie, po którym większość konsultantek przygotowuje ofertę skrojoną na miarę i dopasowaną do Waszych indywidualnych oczekiwań i potrzeb. Praktycznie wszystkie firmy oferują zarówno kompleksową organizację ślubu i wesela oraz obecność na ceremonii, jak i częściową pomoc. W obu przypadkach warto ustalić dokładny zakres działań, który później spiszecie na umowie.

Całościowa obsługa doskonale sprawdzi się w przypadku par zapracowanych, z małym dzieckiem czy z innymi zadaniami, niepozwalającymi w pełni zająć się organizacją ślubu.

To także doskonałe rozwiązanie dla osób na co dzień mieszkających za granicą, które nie znają realiów cenowych w Polsce i nie chcą działań zdalnie.

W przypadku usługi częściowej tylko do Was zależy, jaki zakres chcecie oddać w ręce wedding plannerki. Mogą to być kwestie związane tylko z organizacją wesela, pomoc w przygotowaniach Pannie Młodej czy też kwestie dekoracji sali weselnej.

Od Was również zależy, czy chcecie, aby konsultantka koordynowała ceremonię na miejscu – dbała o wygląd stołów, animację dla dzieci, dodatkowe atrakcje czy menu.

Umowa z wedding plannerką i z podwykonawcami – na co zwrócić uwagę?

Wszystkie profesjonalne firmy weddingowe podpisują umowę. Jest to najważniejszy dokument Waszej współpracy, dlatego konieczne jest zapoznanie się ze wszystkimi jego zapisami.

Pamiętaj, że umowa powinna chronić interesy nie tylko konsultantki, ale i Wasze. Dlatego powinien się w niej zawrzeć nie tylko zakres obowiązków, ale i odpowiedzialność oraz zasady współpracy. Część firm bierze na siebie nawiązywanie umów z podwykonawcami w Waszym imieniu, niezbędne będzie do tego podpisane pełnomocnictwo.

W przypadku niektórych konsultantek w grę wchodzi także dokonywanie płatności firmom współpracującym. Konieczne jest wtedy dokładne ustalenie zasad – czy wcześniej przelewacie większe kwoty na konto plannerki, czy regulujecie całość dopiero po zakończeniu usługi.

A może konsultantka pilnuje jedynie terminów, a to Wy płacicie przelewy? Niektóre firmy zajmują się płatnościami, których musicie dokonać w gotówce w dniu wesela, dzięki temu nie musicie biegać z kopertami od orkiestry do animatorek zabaw dla dzieci, bo zajmie się tym konsultantka.

Porównanie 5 ofert firm weddingowych z Polski:

Agencja weddingowa z Warszawy

Pierwszy kontakt	ankieta z pytaniami, konsultacja on-line
Zakres działań	– kompleksowa obsługa ślubu i wesela, – organizacja uroczystości dla par z zagranicy, – koordynacja dnia ślubu, – ślub i wesele w plenerze.
Obsługa całości czy częściowa?	organizacja kompleksowa
Obsługa w innym języku	tak – w języku angielskim
Dodatkowe usługi	– dekoracje na ślub, wesele i do kościoła.
Inne usługi	– kompleksowa organizacja zaręczyn, – szkolenia.
Cena	od ok. 2500 złotych za koordynację dnia ślubu do ok. 10 000 zł za kompleksową organizację wesela.

Agencja konsultantek ślubnych, działająca w całej Polsce

Pierwszy kontakt	spotkanie
Zakres działań	– kompleksowa obsługa ślubu i wesela, – ślub i wesele w plenerze, – koordynacja w dniu ślubu.
Obsługa całości czy częściowa?	organizacja kompleksowa
Obsługa w innym języku	tak – w języku angielskim
Dodatkowe usługi	– konsultacje ślubne, – dekoracje ślubne, – kontakty do podwykonawców.
Inne usługi	– kursy i szkolenia.
Cena	do wyceny niezbędna jest szczegółowy zakres usług, miejsce uroczystości oraz szacowany czas pracy konsultantki.

Firma weddingowa ze Szczecina

Pierwszy kontakt	spotkanie na żywo lub online
Zakres działań	– organizacja ślubu i wesela, – koordynacja ślubu i wesela, – zorganizowanie uroczystości plenerowej, – organizacja ślubu humanistycznego.
Obsługa całości czy częściowa?	– kompleksowa, – częściowa.
Obsługa w innym języku	nie
Dodatkowe usługi	– konsultacje ślubne, – candy bar, – dekoracje.
Inne usługi	nie
Cena	wycena przygotowywana jest po dokładnym przeanalizowaniu zakresu pracy i wyboru usług.

Wedding plannerka z Rzeszowa

Pierwszy kontakt	spotkanie na żywo lub online
Zakres działań	– organizacja ślubu i wesela, – koordynacja dnia ślubu.
Obsługa całości czy częściowa?	– kompleksowa, – częściowa.
Obsługa w innym języku	tak – w języku angielskim
Dodatkowe usługi	– konsultacje ślubne, – dekoracja sali i kościoła.
Inne usługi	nie
Cena	– kompleksowa organizacja ślubu i wesela od 6000 zł, – częściowa organizacja ślubu i wesela od 3000 zł, – koordynacja ślubu i wesela od 1000 zł.

Konsultantka freelancerka z Wrocławia

Pierwszy kontakt	ankieta zapoznawcza i osobiste spotkanie
Zakres działań	– koordynacja ślubu, – organizacja ślubu i wesela, – pogotowie ślubne.
Obsługa całości czy częściowa?	– kompleksowa, – częściowa.
Obsługa w innym języku	nie
Dodatkowe usługi	– konsultacje ślubne, – wybór miejsca na przyjęcie weselne.
Inne usługi	nie
Cena	od 150 zł za godzinę pracy.

Ile osób zajmuje się organizacją wesela?

Pytanie, które często pojawia się na spotkaniu z konsultantką ślubną, to kwestia zasobów ludzkich. Profesjonalne firmy weddingowe to całe zespoły doświadczonych osób, jednak zwykle do organizacji i opieki nad klientami przydzielona jest jedna konsultantka ze wsparciem całego zespołu.

W przypadku mniejszych działalności lub freelancerów zwykle współpracujemy z plannerką i jej asystentką. Rzadko zdarza się jednoosobowa firma, ponieważ w czasie organizacji ślubu lub wesela może zdarzyć się naprawdę wszystko. Wtedy konieczne jest zastępstwo w zapasie. Warto o to dopytać na spotkaniu i podczas podpisywania umowy.

Wybór podwykonawców – po czyjej stronie?

Tak jak wspomniałam wyżej, jeśli przekażecie konsultantce pełnomocnictwo, to będzie ona odpowiedzialna nie tylko za wyszukanie i selekcję, a następnie negocjację warunków, ale i za podpisywanie umów z podwykonawcami.

Wiele firm oferuje pełną odpowiedzialność i bierze na siebie również wybór podwykonawców. Często zdarza się to w przypadku par mieszkających zagranicą lub tych preferujących oddać organizację wesela w całości. Bardzo istotnym czynnikiem jest oczywiście zaufanie, ale nie tylko.

Najważniejsza w tym przypadku jest rozmowa i bardzo dokładne określenie swoich preferencji. Konieczna będzie do tego konsultantka, która jest pewna siebie i łatwo podejmuje decyzje.

Warto w takim przypadku postawić na osobę mającą już w swoim portfolio kompleksowy wybór podwykonawców. Zapoznajcie się z jej decyzjami z przeszłości i zdecydujcie, czy taki styl Wam odpowiada.

Budżet – najważniejsze narzędzie pracy konsultantki

Wszystkie decyzje, działania i negocjacje w pracy wedding plannerki muszą opierać się na najważniejszym dokumencie, czyli budżecie. Musicie przedstawić go na początku współpracy. Na jego podstawie konsultantka najpierw tworzy przeznaczoną dla Was ofertę, a po jej zaakceptowaniu trzyma się ustalonej kwoty.

Niektóre firmy oferują stworzenie lub dopracowanie budżetu wspólnie na podstawie znajomości cen rynkowych. Dzięki temu od razu mogą powiedzieć, na jakie usługi możecie liczyć w danej kwocie. To z pewnością bardzo duże ułatwienie dla par z zagranicy lub osób, dla których temat cen podwykonawców jest zupełnie obcy.

Bardzo ważna jest współpraca obu stron na etapie ustalania budżetu i realne spojrzenie na niektóre kwestie. Pamiętaj, że są elementy, na których nie powinno się oszczędzać, kiedy inne można odpuścić. Dobra konsultantka z pewnością podpowie najlepsze rozwiązania, a jeśli dodatkowo ma „swoich” sprawdzonych podwykonawców, to często uda się jej wynegocjować dodatkowy rabat.

Cicha praca czy stała kontrola?

Wszystko zależy od konkretnych ustaleń, ale część firm pracuje na zapleczu, kiedy tymczasem inne są w stałym kontakcie z klientami. Kiedy wszystkie ustalenia już zapadły i podpisaliście umowę, przychodzi czas na rozpoczęcie działań. Niektóre firmy preferują działania maksymalnie nieobciążające Pary Młodej. Kontaktują się oni jedynie w sprawach najważniejszych, kiedy trzeba podjąć decyzję lub przypomnieć o zamówieniu, wizycie lub opłacie.

Inne konsultantki natomiast na bieżąco raportują postęp działań, angażują Młodych w przygotowania i pozostają w stałym kontakcie. Dobrze jest zapytać o model pracy już na etapie rozmowy wstępnej. Jeśli chcecie mieć podgląd na pracę plannerki albo chcecie być zupełnie poza przygotowaniami, to wybierzcie osobę, która dopasuje się do Waszych oczekiwań pod tym względem. Dzięki temu unikniecie rozczarowania lub nieprzyjemnych sytuacji w czasie współpracy.

Ile kosztuje konsultantka ślubna?

Współpraca z konsultantką ślubną to usługa, która także powinna być uwzględniona w Waszym budżecie. Dokładna cena zależy od zakresu działań i tego, czy plannerka organizuje kompleksowo całą uroczystość, czy tylko częściowo. Zwykle firmy przyjmują dwa sposoby rozliczenia.

• Pierwszy to po prostu stała kwota wyliczana na podstawie zakresu oraz stopnia skomplikowania działań. Koszt waha się wtedy od 2500 zł za koordynację dnia ślubu, 3000–6000 zł za częściową organizację ślubu i wesela do 10 000 zł za kompleksowe działania. Jeśli w czasie negocjacji uda się uzyskać rabat od podwykonawcy, to przechodzi on wtedy na rzecz Pary Młodej.
• Drugim sposobem rozliczenia jest prowizja od całego budżetu. Jeśli koszt ślubu i wesela wyniesie przykładowo 80 000 zł, to konsultantka kosztować będzie 8 000 zł (przy prowizji 10%). Zwykle jest to właśnie 10, maksymalnie 15%.
• Mniej popularna i rzadko stosowana metoda to wynagrodzenie, którym jest suma rabatów uzyskana podczas negocjacji z podwykonawcami. Jednak obecnie niewiele firm decyduje się na takie rozwiązanie.

Wedding plannerka – podsumowanie

Współpraca z konsultantką ślubną to zdecydowanie opcja do rozważenia. Nawet jeśli nie chcecie decydować się na kompleksowe wsparcie, to z pewnością odciąży Was od tych najbardziej czasochłonnych spraw, dzięki czemu będziecie mogli poświęcić czas na inne przygotowania. Zanim wybierzecie konkretną firmę, pamiętajcie, aby sprawdzić opinie, wcześniejsze realizacje i podczas spotkania zadać wszelkie nurtujące Was pytania. Pozwoli to lepiej poznać konsultantkę i ułatwi dokonanie ostatecznego wyboru. Niezależnie od tego, czy zdecydowaliście się na taką usługę, czy nie – zaopatrzcie się w planer ślubny, który ułatwi Wam panowanie nad przedślubnym chaosem.

Z tego artykułu dowiesz się:

Planując wesele, wiele par decyduje się na współpracę z wedding plannerem, który może znacznie ułatwić cały proces przygotowań. Wedding planner to specjalista zajmujący się kompleksową organizacją ślubu i wesela, pomagając parom w harmonogramie, budżecie i negocjacjach z podwykonawcami. Dobra współpraca z konsultantką ślubną opiera się na zaufaniu oraz jasnych ustaleniach zawartych w umowie, które obejmują zakres usług i sposób realizacji płatności. Wedding plannerzy oferują różnorodne usługi – od kompleksowej obsługi po częściowe wsparcie w wybranych aspektach organizacji uroczystości. Istotne jest zrozumienie modeli pracy konsultantek, które mogą działać w trybie bardziej autonomicznym lub w stałym kontakcie z klientem. Koszty współpracy różnią się w zależności od zakresu działań i mogą być kalkulowane jako stała kwota lub procent od całego budżetu weselnego. Wybór odpowiedniego wedding plannera wymaga starannego przemyślenia, analizując jego doświadczenie i wcześniejsze realizacje.

Najważniejsze informacje:
– Wedding planner pomaga w organizacji wesela, zajmując się harmonogramem, budżetem, negocjacjami.
– Współpraca oparta na zaufaniu i jasnych umowach obejmuje zakres usług i sposoby płatności.
– Oferta może obejmować kompleksową obsługę lub częściowe wsparcie.
– Koszty współpracy zależą od zakresu działań i mogą być stałą kwotą lub procentem budżetu.
– Wybór plannera wymaga analizy jego doświadczenia i poprzednich projektów.

Artykuł skierowany jest do par planujących ślub, które rozważają skorzystanie z usług wedding plannera. Skierowany jest szczególnie do osób, które chcą ułatwić sobie organizację tego wyjątkowego dnia, szukając profesjonalnej pomocy w obszarze planowania i koordynacji weselnych przygotowań.